文件管理体系建立的必要性

  任何组织,无论其规模和业务性质如何,在工作过程中都会产生信息。文件作为信息资源的一种类型,是组织智力资本的一部分,因此,文件是组织的资产。

 实施文件管理体系旨在将业务活动中产生的信息作为文件进行系统管理。这类文件支撑当前业务决策和后续活动,确保对当前和未来的利益相关方负责。

 实施文件管理体系的目的是以系统的、可证实的 方式来创建和控制文件,以便:

 1.高效地管理业务和交付服务;

 2.满足法律、法规和问责要求; 

 3.优化组织决策、运作的连贯性和持续性；

 4.一旦发生灾难,便于组织有效运作; 

 5.提供诉讼方面的保护和支持,包括组织活动的证据留存充分或不足时的风险管理; 

 6.保护组织的利益和员工、客户、当前及未来利益相关方的权利

 7.支持研发活动;

8.支持组织的宣传活动;